Bedingungen FÜR Essenszuschüsse

Essenszuschüssen sind es Wert, etwas Zeit zu investieren, um am Ende viel Geld zu sparen. Aber auch nicht zu viel Zeit!

Regelungen des Finanzamtes

Bei Steuerersparnissen sollte am besten nichts schief gehen. Aber besonders kompliziert muss es deshalb nicht sein. Unsere simple Übersicht über die Regeln und Vorraussetzungen zu Essenszuschüssen des Bundesfinanzamtes macht es Arbeitgebern einfach an Steuergeldern zu sparen.

Zuschusse dürfen nur an aktiven Arbeitstagen gewährt werden

 Kranken- und Urlaubtage oder Wochenenden werden     nicht bezuschusst

Auswärtstätigkeiten unter drei Monate werden nicht bezuschusst

Stattdessen kann Verpflegungsmehraufwand an Mitarbeiter auf  Dienstreisen gewährt werden. 

Teilzeit- und Werkstudentenarbeit darf bezuschusst werden

 

Generell gilt: pro Tag darf eine Mahlzeit pro Mitarbeiter*in bezuschusst werden. Dies ist immer eine freiwillige Leistung der Arbeitgeber, die zusätzlich zum Gehalt gewährt werden kann. Hier kann sich frei zwischen Frühstück, Mittag und Abendessen entschieden werden, jedoch werden je nach Mahlzeit andere Summen gelten gemacht. 

Hier erfahrt ihr mehr darüber, wie und woraus sich Essenszuschuss zusammensetzt.

Zulässige Lebensmittel für Essenszuschüsse

Zu den Mahlzeiten, für die Essenszuschuss gewährt wird, gehören alle Speisen und Lebensmittel, die zum sofortigen Verzehr geeignet sind. Dazu zählen auch alle Getränke zur Mahlzeit. Lebensmittel, die zur Zubereitung verwendet werden, sprich Gemüse für Salat, Brötchen und Belag, zählen nicht als vollwertige Mahlzeit. Sie werden somit nicht steuerfrei bezuschusst.

Im Supermarkt gilt also eher Vorsicht!

Günstiger Essen im Home Office

Alle die von zuhause arbeiten müssen nicht auf steuerliche Vorteilen verzichten. Die Essenszuschüsse sind ebenfalls für das Home Office vorgesehen, damit Mitarbeiter*innen sich auch hier eine gute und vor allem günstige Mittagspause machen können. Dabei gelten diesselben Regeln für Lebensmittel zum sofortigem Verzehr. Auch Lieferungen und Gaststättenbesuche können theoretisch gelten gemacht werden.

Teilzeit- und Werkstudentenarbeit

Selbst wenn Arbeitnehmer nur kurze Arbeitstage haben und sie keine Mittagspause, die nach 6 Stunden obligatorisch ist, machen, können sie steuerfreie Verpflegungszuschüsse nutzen. Deshalb können Werktstudenten und Teilzeitarbeiter ebenso günstiger Mittag essen, genau wie ihre Vollzeit-Kollegen.

Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen

Zwar wird für Dienstreisen unter drei Monaten kein Essenszuschuss gewährt, aber Mitarbeiter können sich dafür über höheren Verpflegungsmehraufwand freuen.

Innerhalb Deutschlands gilt: für lange Arbeitstage oder mehrtagige Dienstreisen wird ein Zuschuss gewährt

-Für Business Trips über 8 Stunden werden 14 EUR Verpflegungsmehraufwand gewährt*

-Für Dienstreisen über 24 Stunden werden 28 EUR Verpflegungsmehraufwand gewährt

*diese steuerliche Vorteile werden nur bei einer eintägigen Geschäftsreise gewährt, wenn die Arbeitszeit 8 Stunden übersteigt.

Im Ausland werden länderspezifisch unterschiedliche Pauschbeträge geltend gemacht. Diese richten sich stets nach Lebenserhaltungskosten und nach Inflation der Region.

Verpflegungsmehraufwand

15-er Tage Regelung

Durch die gesonderte 15-er Tage Regelung, bei der also lediglich besagte 15 Tage monatlich bezuschusst werden, entfällt die Aufzeichnungspflicht gegenüber dem Bundesamt für Finanzen.

Mit dieser Grundregelung werden eventuelle Urlaubs- und Krankheitstage bereits einkalkuliert, da bei Fehltagen von Mitarbeitern kein Zuschuss erfolgen darf. Zwar werden nicht alle Arbeitstage damit abgedeckt, jedoch spart man sich etwas bürokratischen Aufwand und Zeit. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb nur diese pauschale Anzahl an Tagen zu bezuschussen. Aber auch mit dieser Regelung kann ordentlich gespart werden - circa 98 EUR monatlich pro Teammitglied.

Digitaler Essenszuschuss

Eine aufwendige Sammelei von Papierbelegen kann auch durch digitale Essensmarken umgangen werden. Neben Apps gibt es auch Essenslieferanten, die direkt die Essenszuschüsse und Steuervorteile im Service anbieten, wie Smunch.

Erfahre mehr über digitale Belege und Essenslieferanten, die Essenszuschüsse direkt integrieren